Pracovní den je krátký, ale dostatečně dlouhý na to, aby se v něm nahromadily stovky přerušení. E-maily, schůzky a zprávy jsou hlavní brzdou produktivity.
Pokud jste někdy měli potřebu křičet na šéfa nebo kolegu, aby vás nechal na pokoji, abyste mohli pořádně pracovat, můžete si oddechnout. Osmdesát procent z více než 31 000 pracovníků ve 30 zemích má přesně stejný pocit. Ukázala to studie společnosti Microsoft, která se snažila zjistit, do jaké míry to, jak moc produktivita pracovníků stoupá nebo klesá, nemusí být nutně jejich vlastní vina.
Ačkoli 53 % šéfů tvrdí, že potřebují, aby produktivita jejich zaměstnanců stoupala, většina z nich se domnívá, že nemají dostatek energie, aby to dokázali co nejefektivněji. Poukazují na neustálé vyrušování v podobě schůzek, e-mailů a zpráv na interní platformě. Neustálé přestávky, které ovlivňují jejich efektivitu při plnění úkolů a které vlastně Microsoft přestal počítat.
275 přerušení za pracovní den
Podle studie provedené společností Microsoft činí počet přerušení, kterým pracovníci denně čelí, v průměru 275, včetně těch mimo pracovní dobu, které rok od roku rostou alarmujícím tempem 15 %. Studie poukazuje na to, že problém kromě počtu hodin nebo přerušení spočívá v tom, jak tento přístup tříští produktivitu.
48 % zaměstnanců a 52 % manažerů přiznává, že práce se stala obzvláště chaotickou, že většina jejich schůzek se koná přesto, že nejsou předem naplánovány, a že počet změn nebo naléhavých úkolů vzroste o 122 % během 10 minut před jakoukoli schůzkou. Špatnou zprávou není to, že to vše nemá dlouhodobé řešení, ale to, jak se Microsoft snažil poukázat na to, že virtuální agenti tomu všemu učiní přítrž.
Úloha technologie při řešení poruch
Společnost Microsoft naznačuje, že implementace pokročilých technologických nástrojů, jako jsou virtuální agenti a umělá inteligence, by mohla zmírnit dopad těchto výpadků. Tyto technologie mohou pomoci lépe řídit čas a úkoly tím, že automaticky upřednostní nejdůležitější činnosti a odfiltrují méně naléhavá sdělení. Kromě toho platformy pro spolupráci, jako je Microsoft Teams, vyvíjejí funkce pro zvýšení efektivity, jako je možnost plánovat časy schůzek, při kterých se minimalizují oznámení.
Zkoumá se také využití umělé inteligence na pracovišti, která automatizuje opakující se úkoly a umožňuje zaměstnancům soustředit se na činnosti, které vyžadují více kreativity a kritického myšlení. Zavádění těchto technologií však musí být v rovnováze s potřebou zachovat lidskou interakci a spolupráci, které jsou nezbytné pro inovace a týmovou práci.
Význam organizační kultury
Kromě technologických řešení hraje při řízení narušení zásadní roli organizační kultura. Společnosti musí podporovat prostředí, v němž se cení čas na soustředění a respektují se hranice pracovní doby. To zahrnuje správné plánování schůzek, stanovení jasných zásad používání e-mailů a platforem pro zasílání zpráv a podporu zdravé rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem.
Pro zaměstnance může být přínosné také školení v oblasti time managementu a efektivní komunikace, které jim pomůže lépe zvládat vyrušování a efektivněji sdělovat své potřeby nadřízeným a kolegům.